Gimp: Equipos colaborativos virtuales

Equipos de colaboracion virtual

En nuestro trabajo cotidiano hemos experimentado el haber tenido, al menos, que elaborar un documento electrónico junto con otras personas. Si éstas se hallaban lejos de nuestro puesto de trabajo de nuestro ordenador casi invariablemente hemos recurrido al uso de los mensajes de correo electrónico para intercambiar las diferentes versiones del documento y para coordinar nuestras acciones. Si, por el contrario, se hallaban próximas pero no podíamos reunirnos con frecuencia para avanzar en el documento, aunque sí disponíamos de una red de ordenadores interna de nuestra organización (lo que denominamos una intranet), quizá prescindíamos del correo electrónico e íbamos trabajando en el documento ubicándolo en un "lugar común" de la red que denominamos "carpeta compartida", es decir, una carpeta que reside en el disco de alguno de los ordenadores de nuestra organización pero a la que las distintas personas implicadas tenemos acceso.

El disponer de una carpeta compartida es un gran avance frente al uso del correo electrónico, ya que si el trabajo de edición es relativamente complejo y dilatado en el tiempo, el número de sucesivas versiones del documento resulta elevado y, tarde o temprano, alguna no llega al buzón de un colaborador, se traspapela, o ... Sin embargo, si el grupo de personas involucrado es numeroso, el uso de la carpeta compartida también puede no resultar tan sencillo y ágil como aparentaba en principio, ya que cuando uno quiere trabajar en el documento se encuentra con que otro lo está haciendo en ese momento y, por tanto, el documento no puede ser editado inmediatamente: cuando otro lo usa nosotros sólo podemos leerlo -se dice que temporalmente el documento es "de sólo lectura"-. Entonces, tenemos que esperar o realizar nuestra aportaciones en documento aparte para cuando finalice el compañero tener la precaución suficiente para añadir las nuestras y combinarlas con las suyas. No es un mal sistema pero, aun así, seguro que hemos experimentado la pérdida de algunas aportaciones o la sobre-escritura de otras, ya que es difícil "llevar la cuenta" del trabajo sucesivo de cada colaborador.
Como ya hemos avanzado, el concepto de carpeta compartida y, de forma más general, el de compartir información, están íntimamente ligados al concepto de redes de ordenadores. Éste, a su vez, está profundamente relacionado con la distribución de la información y, por ende, del conocimiento. En las secciones siguientes se realizará una primera aproximación a lo que subyace tras el trabajo compartido y la colaboración apoyados por los medios tecnológicos actuales.

1. La distribución del conocimiento, la colaboración y el flujo de trabajo

Un recurso estratégico de las organizaciones es el conocimiento. En la actualidad existen muchas herramientas adecuadas para el almacenamiento de muy diversos tipos de información, sin embargo aún no existe ninguna herramienta tecnológica que sea funcionalmente práctica para almacenar y procesar conocimientos.
Teniendo en mente esta situación y el elevado valor que el conocimiento como recurso tiene para las organizaciones, surge la siguiente pregunta: ¿cómo se podría administrar este recurso de la mejor manera posible? La clave está en compartir. En una aproximación sencilla, se tienen los siguientes niveles:

Compartir dispositivos (conectividad)
Compartir información (interoperabilidad)
Compartir conocimientos (colaboración)

En realidad la colaboración, como actividad consciente, es una forma de relación entre los seres humanos y la evolución de estos se debe en gran medida a los procesos de colaboración y a los medios disponibles para establecer tal relación. Actualmente, gracias a los avances tecnológicos se están explorando nuevas formas de colaboración más eficientes. En la actualidad el software de colaboración (frecuentemente se dice software "colaborativo", aunque este término no es gramaticalmente correcto en español), es decir, el conjunto de programas de ordenador que proporcionan entornos virtuales de colaboración, es la máxima expresión tecnológica del ser humano en su afán por lograr un nivel de colaboración más elevado. El software de colaboración es también conocido como groupware (contracción de group -grupo- y software -programas de ordenador-).

La sociedad ha pasado de ser una sociedad industrializada a una sociedad tecnificada. En una sociedad industrializada, los sistemas productivos se caracterizan por estar planificados estáticamente y por el uso de grandes maquinarias de propósito especial, formadas por diferentes piezas, cada una de las cuales cumple con la función específica para la cual fue diseñada. De la misma, manera los recursos humanos en las sociedades industrializadas son vistos como piezas diseñadas específicamente para desempeñar un papel laboral especializado en una sociedad poco cambiante, planificada estáticamente.

Por su parte las sociedades tecnificadas están organizadas de manera dinámica: el papel que juega cada elemento puede cambiar en cortos periodos de tiempo. Esto hace que, los sistemas productivos de las sociedades tecnificadas se caractericen por el uso de robots programables y por la rotación de los roles laborales. Para ello, los recursos humanos y tecnológicos deben ser administrados de manera dinámica, generalmente mediante el uso de sistemas informáticos.

2. Entornos de colaboración, cooperación y coordinación

En general, las organizaciones buscan ser más eficientes, eficaces y productivas para prosperar en un mundo donde la competencia se ha globalizado. La clave para ello está, como se apuntaba antes, en utilizar de manera óptima los recursos con los que se cuenta, incluyendo maquinaria, materia prima, conocimientos y recursos humanos, siendo estos dos últimos recursos los que se relacionan con del software de colaboración, programas de ordenador que proporcionan entornos que dan soporte al trabajo de grupos de personas y de organizaciones, con objeto de que aumente su eficiencia.
Es importante distinguir entre colaboración y coordinación. Mientras que la coordinación implica la presencia de una entidad externa que controla la interacción entre los miembros de un sistema, la colaboración implica que el control de dicha interacción se lleva a cabo por los propios miembros, de una manera distribuida.
Dejando ahora de lado la coordinación, en otras fuentes se distingue incluso entre colaboración y cooperación. Se dice que las actividades se realizan en colaboración ("colaborativas") cuando un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo ámbito de información para obtener un resultado común, teniendo entidad el trabajo de cada uno de ellos por sí mismo. Se dice que las actividades son cooperativas cuando un conjunto de usuarios trabajan en su propio ámbito particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos, no teniendo entidad propia el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

Dos aspectos claves en la actualidad son:

cooperación, «obrar juntamente con otro u otros para un mismo fin», y

colaboración, «trabajar con otra u otras personas en la realización de una obra»,

aunque, como se ha visto, algunos autores aportan interesantes matices diferenciadores.

Con la finalidad de reducir el tiempo de aprendizaje de los usuarios, el software de colaboración debe ofrecer una interacción muy similar a la interacción directa entre las personas, haciendo uso de la tecnología multimedia. Además de esto el software de colaboración debe contar con una memoria grupal que permita mantener la información del grupo, con la finalidad de llevar un registro detallado de las actividades y para permitir a un grupo de personas conocer las actividades de cada uno de los miembros del grupo.

Las principales ventajas del uso de software de colaboración son:

La comunicación fluye más rápido y de manera más precisa.
Permite hacer un mejor uso de los recursos humanos al facilitar la colaboración entre personas ubicadas en sitios remotos y con diferentes horarios de trabajo.
Mejora la productividad al "obligar'' a los participantes a colaborar de una manera más ordenada.
Facilita los consensos y la toma de decisiones grupales mediante la automatización de estas actividades.
Permite realizar una evaluación del proceso de colaboración mediante el análisis de las bitácoras

Las principales desventajas en el uso de este software son:

La comunicación interactiva entre los participantes es más deficiente que la comunicación directa "cara a cara", ya que no puede apoyarse en el lenguaje no verbal tan importante en esta última.
El uso de esta tecnología puede no ser transparente para los usuarios, lo cual puede provocar cierta resistencia durante su implantación.